Bẩm các cụ, con đã trở lại rồi đây. Hôm nay con xin dâng các cụ một chút kĩ năng Q&A.
Dù là công việc gì thì cũng không thể tránh khỏi liên lạc với đồng nghiệp, cấp trên, đặc biệt là với khách hàng.
Bằng kinh nghiệm làm việc ở những công ty trước, con xin phép chia sẻ tới các cụ skill đầu tiên,
cũng là skill quyết định thành công của giao tiếp, đó là make Q&A nhé.
Bonus: con sẽ thêm những câu hỏi cần được trả lời khi chuyển giao dự án hoặc nhờ đối ứng thay khi nghỉ nữa.
Vì dù gì cũng là liên lạc dạng Q&A trong nội bộ ạ.
1. Các dạng câu hỏi:
Giống như tiếng Anh cơ bản, các câu hỏi chỉ có 2 dạng là câu hỏi Y/N và câu hỏi WH.
・Câu hỏi Y/N: là dạng câu hỏi mà người trả lời chỉ cần trả lời có hoặc không, hoặc chọn phương án trong những lựa chọn mà mình đã đưa ra. Câu hỏi này cực kì hữu ích vì câu trả lời rõ ràng, tránh hiểu lầm, đạt được hiệu quả giao tiếp cao vì vậy mọi người cân nhắc để đưa thắc mắc của mình về dạng câu này nhé.
VD: 次の処理で行うつもりですが、どんな方法が一番適当かどうか確認して頂けますと幸いです。（A、B、C）
Chúng tôi định xử lý như sau, mong các bác xem cách nào thích hợp nhất.
hoặc
上記のように認識してもよろしいでしょうか。／あってますでしょうか。
Bên cháu đang hiểu như vừa trình bày phía trên, liệu có đúng ý bác không ạ?
・Câu hỏi WH: khi không thể sử dụng câu hỏi lựa chọn (về vấn đề mà người hỏi chưa có thông tin, kiến thức), lúc này buộc phải dùng câu hỏi WH (what-なんでしょうか、where-どこ、when-いつ、who-どの方・どちら様、why-どうして・なぜ、how-どうやって). Lưu ý khi hỏi dạng câu này nên xác định rõ mục đích hỏi, có thể làm câu hỏi rõ hơn bằng cách thêm dấu ？ vào cuối câu để đối phương chú ý. Nếu là câu hỏi cần nhiều bước xác nhận, nên chia nhỏ làm nhiều lần hỏi. Không nên dồn nhiều câu hỏi/nhiều tình huống vào 1 lần liên lạc.
2. Cấu trúc câu hỏi:
Về cơ bản, cấu trúc của các loại câu hỏi là giống nhau.
・Chào hỏi
～さん
お疲れ様です。／お世話になっております。
・Nêu vấn đề
Aにつきまして、／に関しては／に対しては、
・Đặt câu hỏi
・Kết thúc, nhờ xác nhận
以上です。宜しくお願い致します。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認をお願い致します。
ご確認・ご回答のほどよろしくお願い致します。
3. Những lưu ý về trích dẫn, dẫn chứng (evidence/refer):
Để câu hỏi dễ có câu trả lời, trả lời đúng vấn đề thì cần trích dẫn/dẫn chứng trực quan và chính xác.
・Với những câu trả lời liên quan đến feedback, cần trao đổi lại
Nếu không thể tái hiện feedback, cần gửi lại video. Lưu ý video nên ở dạng link chia sẻ (gyoza, drive, v.v...)
Nếu gửi ảnh, cần highlight phần cần khách xác nhận.
・Với những câu trả lời cần khách hàng cân nhắc
Cần gắn thêm link tham khảo.
Ưu tiên tiếng Nhật để khách dễ dàng cân nhắc, nếu không thể tìm link tiếng Nhật thì cần tìm link tiếng Anh.
Với những trang multi language thì cần chuyển sang tiếng Nhật trước khi gửi khách.
Tránh gửi link tiếng Việt, khách phải tự chuyển ngữ.
4. Những câu hỏi nên được giải đáp khi nhận chuyển giao dự án
Nếu trong trường hợp phải nhận dự án giữa chừng sẽ gây bỡ ngỡ nhiều cho người nhận chuyển giao.
Nên dưới đây là các câu hỏi để cả 2 phía có thể chuẩn bị trước, giúp quá trình chuyển giao thuận lợi và chỉn chu hơn.
Lưu ý những câu hỏi liên quan nhiều đến kĩ thuật sẽ tùy vào level của các bạn, đây chỉ là các câu hỏi chung nhất thui nhe.
・Nghiệp vụ của dự án là gì? (web, app, cả 2?), mục đích của dự án là gì? (phục vụ gì cho người dùng?)
・Flow màn hình như thế nào? Có những màn hình nào là chính?
・Nghiệp vụ quan trọng nhất của dự án là gì? Đã đến giai đoạn nào (chỉ làm backend? frontend? server?)
・Phần khó nhất của dự án là gì?
・Khách hàng là người như thế nào? Có yêu cầu gì đặc biệt không? Khi đối ứng với khách hàng này cần chú ý gì không? (update file, ghi feedback nhưng không thông báo? Yêu cầu phải tổng hợp mọi thứ bằng document? Khách có yêu cầu cao về design v.v...)
Mong là bài viết này sẽ giúp ích được trong quá trình trao đổi với JP hoặc khách hàng.
