Chào các cậu, sau bài hướng dẫn về liên lạc qua chat thì tớ sẽ chia sẻ về các tip khi họp nhé.
Tuy việc liên lạc giữa Comtor / bridge của công ty mình với khách hàng hoặc công ty mẹ chủ yếu là qua hình thức chat,
nhưng chắc chắn sẽ có những trường hợp cần phải MTG mới có thể giải thích hết hoặc đảm bảo về thời gian.
Vì vậy dưới đây là 1 vài tip nhỏ khi MTG khi đối phương là người Nhật.
Đương nhiên mỗi khách hàng sẽ có đặc tính riêng nhưng các tip và flow này sẽ chung nhất cho các trường hợp.
1. Các loại MTG
2. Các bước trong MTG
a. Chuẩn bị: tài liệu gửi khách, script tiếng Nhật, hoặc tiếng Việt, list câu hỏi, link họp
b. tiến hành MTG:
- Chào hỏi（いつもお世話になっております。 お世話になっております。 お疲れ様です。
もしもし）
- giới thiệu các thành viên của công ty mình（本日の定例会（打ち合わせ）のアジェンダは A B C です。）
- giải thích nội dung（Vào nội dung chính > Share màn hình: 画面を共有させて頂きます。。。今、画面が見えていますでしょうか。 > Đi vào nội dung chính Vさせて頂きます。 V致します。 Vたいと思っております。）
- dừng lại xác nhận khi kết thúc mỗi mục lớn（A問題について、Bのようになると理解（認識／考えて）しておりますが、合っていますでしょうか。）
- chốt vấn đề và tạo todo list (nên share màn hình để khách double check)
- kết thúc họp
Confirm xem khách có hỏi gì nữa không? → 弊社側は確認したいことはもうないです。御社側はご確認したいことがございますか。 → 弊社側はここまで終わらせて頂きます。御社側はご確認・ご意見がございますか。 →弊社から確認事項は以上となります。御社からは何かご確認したいことがございますでしょうか。
Cảm ơn khách đã tham gia cuộc họp → 本日どうもありがとうございました。/ 本日色々ありがとうございます。
Xin kết thúc MTG và mong được giúp đỡ → 問題が無ければ、本日の打ち合わせはここで終わらせて頂きます（終了 致します。）。引き続き（今後とも）よろしくお願い致します。）
c. sau MTG: họp với đội dev để chia sẻ nội dung họp, chat cảm ơn khách, gửi meeting minutes hoặc xin link của khách nếu là khách ghi
- Lưu ý khi phải viết MM:
a. Thông tin cần có trong MM (議事録 ):
b. Chú ý khi viết MM:
- Ghi nội dung trọng điểm của cuộc họp
- Các task đã chốt là gì
- Người chịu trách nhiệm cho task là phía nào, deadline khi nào
- Ý kiến bổ sung của người tham gia mtg
c. Cách để ghi MM nhanh và chính xác
- Chọn template phù hợp với tính chất buổi họp
- Ghi ngay khi 1 vấn đề được chốt
- Ghi thật ngắn gọn vì sau đó có thể chỉnh sửa lại
- Share màn hình khi ghi MM để khách có thể double check ngay lập tức
===========================The End===========================
