1. Flowchart là gì?
Flowchart là một dạng biểu đồ, đồ thị để biểu diễn một chuỗi các hành động nối tiếp nhau hoặc cách thức trong một quy trình nào đó, biến nó thành hình ảnh đơn giản bao gồm các bước, các nhánh thể hiện kết quả tiếp theo hoặc điều kiện có thể thay đổi kết quả.
Nó thường được dùng các mũi tên để minh họa cho một bước dẫn tiếp theo trong một chu trình nào đó. Nó là một công cụ chung có thể được điều chỉnh cho nhiều mục đích khác nhau và có thể được sử dụng để mô tả các quy trình khác nhau, chẳng hạn như quy trình sản xuất, quy trình hành chính hoặc dịch vụ hoặc kế hoạch dự án. Đây là một công cụ phân tích quy trình chung và là một trong bảy công cụ chất lượng cơ bản .
Flowchart có rất nhiều biến thể khác nhau xung quanh nó: sơ đồ từ trên xuống, sơ đồ vĩ mô, sơ đồ chi tiết (còn được gọi là sơ đồ quy trình, bản đồ vi mô, sơ đồ dịch vụ hoặc sơ đồ biểu tượng), sơ đồ triển khai (còn được gọi là sơ đồ đa chức năng) hay sơ đồ nhiều cấp.
2. Hướng dẫn cách vẽ
Các quy tắc chuẩn để một sơ đồ hiệu quả
Quy tắc 1: Sử dụng nhất quán các thành phần * Hình tròn: biểu thị một nút kết thúc hoặc điểm bắt đầu của một chu trình. * Hình vuông: biểu thị một quy trình hay một bước trong quá trình. * Hình chữ nhật: biểu thị một trạng thái hay một hành động. * Hình dạng đặc biệt: Ví dụ như hình bầu dục để biểu thị một khu vực chứa các bước chi tiết. * Hình tam giác: biểu thị một quyết định hoặc một điều kiện. * Hình hộp: biểu thị một khu vực lưu trữ dữ liệu. * Mũi tên: biểu thị hướng di chuyển của quá trình. * Đường thẳng: biểu thị sự kết nối giữa các hình với nhau.
Quy tắc 2: Sắp xếp luồng dữ liệu khoa học trên cùng một trang * Tối ưu câu từ, ý nghĩa một cách ngắn gọn và xúc tích nhất, ;làm cho lưu đồ nhỏ hơn. Phông chữ đi kèm lúc này cần hiệu chỉnh to lên để bù đắp việc giảm tỷ lệ trên. Tổng quan về phần nhìn bạn dễ nhận thấy giao diện không bị quá bé. * Tùy theo số lượng bước, người dùng có thể sắp xếp đường dẫn từ trái sang phải. Sau đó, những trình tự còn lại sẽ hạ xuống dòng dưới thực hiện tiếp. * Ngoài ra, một cách xử lý khác là chia Flowchart lớn ra thành các tập hợp nhỏ. Đầu tiên, bạn hãy vẽ lưu đồ miêu tả tổng quan các bước hoàn chỉnh của quy trình. Trong mỗi bản chính này sẽ chứa một siêu liên kết đến các sơ đồ riêng biệt hiển thị chi tiết bước đó.
Quy tắc 3: Đặt dòng trả về phía dưới biểu đồ * Quy tắc còn lại trong vẽ Flowchart đó chính là đặt dòng trả về phía dưới biểu đồ luồng. Thực tế, chúng ta đọc văn bản từ đầu trang xuống một cách tự nhiên theo tuần tự. Do đó, mọi dòng trả ngược về trước cần đặt bên dưới.
3. Vẽ Flowchart (lưu đồ quy trình) cho doanh nghiệp chính xác và hiệu quả nhất.
Bước 1: Phân tích và quyết định bạn cần có những lưu đồ quy trình nào
Bước 2: Thu thập thông tin chính xác về cách quy trình hoạt động
Ví dụ như:
Mục đích của quy trình này là gì? Tên gọi chính xác của nó?
Quy trình này bao gồm bao nhiêu bước? Tên gọi của các bước là gì?
Ai là người phụ trách bước này? Một người duy nhất hay luân phiên theo từng người của đội nhóm?
Bước này có hướng dẫn mô tả cụ thể không? Có giới hạn thời gian là bao nhiêu tiếng?
Sau bước này có hai khả năng sẽ xảy ra. Nếu xảy ra khả năng A, quy trình vẫn được giữ nguyên như cũ chứ? Trong trường hợp xảy ra B, có phải cần quay trở lại bước trước đó và lặp lại một đoạn quy trình, hay sẽ dẫn sang một nửa sau quy trình hoàn toàn khác?
Có sự kiện nào có thể khiến bạn đi chệch khỏi một quy trình chuẩn hay không?
Có khi nào ngay từ bước số 2 đã cho ra output thành công và kết thúc quy trình? Hoặc bạn nhận ra input không đủ và quy trình là thất bại?
Bước 3: Bắt tay vào vẽ lưu đồ quy trình
Với các ký hiệu trên, bạn có thể vẽ lưu đồ quy trình theo 3 cách khác nhau như sau:
Cách thứ 1: Dùng bút và giấy. Đây là cách đơn giản nhất, bạn chỉ cần có cho mình một chiếc bút và một tờ giấy. Bạn có thể dùng thêm thước kẻ, nó sẽ khiến cho biểu đồ Flowchart của bạn đẹp và khoa học hơn.
Cách thứ 2: Dùng các công cụ chỉnh sửa, thiết kế để vẽ Flowchart. Bạn có thể sử dụng các phần mềm thiết kế như: Adobe Illustrator (Ai), Adobe Photoshop (Ps),... Điều này là một lựa chọn không tồi vì nó giúp bạn thể hiện biểu đồ một cách chuyên nghiệp, dễ dàng hơn trong việc chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ.
Cách thứ 3:
Dùng phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management Software - BPMS).
Dùng phần mềm Microsoft Visio - một phần mềm hỗ trợ vẽ kỹ thuật khá đa dạng của Microsoft.
Phần mềm Crocodile Clip ICT - phần mềm hỗ trợ việc vẽ sơ đồ và nhiều cái khác nữa. Nó có thể giúp bạn chạy thử nghiệm từng bước trên sơ đồ.
4. Một vài flowchart tham khảo
Thiết lập quy trình onboarding cho nhân viên mới
Tùy vào mỗi công ty sẽ có một lưu đồ khác nhau nhưng cơ bản dựa theo các bước sau:
Nhân viên mới nộp đầy đủ hồ sơ giấy tờ theo yêu cầu.
Bộ phận nhân sự sẽ tiến hành kiểm tra, nếu cần bổ sung hay chỉnh sửa thông báo ngay cho người mới biết.
Nhân viên HR giới thiệu cấu trúc, quy trình của công ty.
Cuối cùng, bàn giao trang thiết bị làm việc, đồng phục, mã chấm công, email,...
Lưu đồ quy trình phê duyệt công văn, giấy tờ
Vì thế, nội dung công việc này cũng cần có một lưu đồ chi tiết để triển khai đúng hướng. Cụ thể bao gồm các bước sau:
Công văn gửi đi.
Nếu chúng không được chấp thuận, quá trình bị hủy bỏ. Trường hợp ngược lại, người làm công văn sẽ tiến hành chỉnh sửa.
Lưu trữ công văn cuối cùng trong một thư mục được quy định trước.
Gửi email xác nhận xét duyệt thành công tới người gửi công văn để hoàn tất quy trình
Kết luận
Flowchart đóng vai trò cốt lõi, giúp giữ kết nối giao tiếp giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, giữa doanh nghiệp với khách hàng. Theo Tanca sưu tầm và tìm hiểu, một tờ báo tại Houston cũng từng đưa ra đánh giá cao cho loại biểu đồ này. Cụ thể là: “Lợi ích chính của Flowchart là thu hẹp khoảng cách từ vựng giữu các nhóm khác nhau khi làm cùng nhau”.
